Politique de confidentialité

LES PRINCIPES DE CONFIDENTIALITÉ DE HELVETICA PARTNERS SARL

Helvetica Partners reconnaît depuis longtemps l’importance de préserver la confidentialité des informations sensibles des employés, candidats, clients, fournisseurs et partenaires. La nature de notre profession exige que l’on rassemble et que l’on s’occupe d’informations sensibles et nous avons la responsabilité́ de protéger ces informations aussi longtemps qu’elles sont en notre possession.

Helvetica Partners respecte les lois suisses et européennes qui ont trait à la protection des données dans la mesure où elles sont applicables. Cette déclaration de confidentialité́ fournit les indications nécessaires pour comprendre comment nous récoltons, utilisons et gérons les données personnelles des personnes physiques concernées.

Vous lisez la version française de notre déclaration de confidentialité : en cas de doute, c’est cette version qui fait foi, les versions dans d’autres langues étant des traductions de la version française.

RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Vos données sont traitées par Helvetica Partners Sàrl (« nous », « Helvetica Partners »), inscrite au registre du commerce de Genève, et qui est le responsable du traitement. Nous faisons toutefois appel à des sous-traitants pour déléguer une partie des traitements, et ce document décrit les mesures prises pour garantir la sécurité de vos données personnelles également dans ces cas de figure.

Cette déclaration de confidentialité s’applique aux données personnelles de toute personne physique utilisant nos services (« vous ») :

• Les utilisateurs de notre site internet ;
• Les personnes que nous cherchons à placer (nos candidats, consultants et nos travailleurs temporaires) ;
• Les personnes de contacts auprès de nos clients, de nos fournisseurs et de nos partenaires commerciaux ;

De plus, cette déclaration de confidentialité décrit ;

• Les types de données personnelles que nous récoltons et traitons,
• Comment nous traitons et protégeons ces informations, combien de temps nous les conservons,
• Avec qui nous les partageons,
• Et quels sont vos droits par rapport à vos données personnelles, et comment vous pouvez les exercer.

QUELLES DONNÉES RÉCOLTONS-NOUS ?

Cela dépend de la nature de notre relation.

La plupart du temps, nous enregistrons vos informations de contact, telles que nom, adresse postale, adresse e-mail et numéros de téléphone.

En tant qu’utilisateur de notre site internet, nous enregistrons des informations concernant votre utilisation (adresse IP, date et heure, service demandé, etc.), et nous enregistrons également des cookies. Vous pouvez consulter notre Politique des cookies.

Si vous nous demandez de vous fournir des services tels qu’un placement auprès de nos clients, nous enregistrons également les informations nécessaires, et généralement contenues dans un CV, telles que :

• Votre date de naissance, genre, nationalité, permis de travail et d’établissement
• Vos qualifications professionnelles ; vos parcours scolaires et professionnels ; vos compétences linguistiques, informatiques ou autres ; vos intérêts en termes de carrière ; ou toute autre information pouvant vous qualifier pour un poste de travail
• Si vous nous les fournissez, votre photo, des extraits du casier judiciaire et des offices des poursuites

Si, de plus, nous vous engageons en tant que travailleur temporaire ou consultant auprès d’un de nos clients, nous enregistrons des informations administratives ou financières, telles que :

• Vos coordonnées bancaires, votre numéro AVS (sécurité sociale), et les informations se trouvant sur une pièce d’identité;
• Les informations contractuelles, salariales, fiscales ou autres, nécessaires au traitement de votre contrat et nous permettant de remplir nos obligations en tant que votre employeur
• Si vous nous les fournissez, les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

Veuillez noter que vos documents de candidature peuvent également contenir des données sensibles au sens de l’art. 3 let. c de la Loi fédérale sur la protection des données (nLPD) ou des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’art. 9 du Règlement général de l’UE sur la protection des données. Il s’agit, par exemple, de données sur les opinions politiques, les croyances religieuses, la santé physique ou mentale ou une photo montrant l’origine ethnique. Si vous fournissez de telles informations dans vos documents de candidature, vous reconnaissez que nous puissions stocker, traiter et transmettre ces informations.

COMMENT UTILISONS-NOUS CES INFORMATIONS ?

Nous effectuons tous nos traitements sur des bases légales, correspondant à (au moins) l’une des catégories suivantes :

• Votre consentement oral ou écrit
• La conformité à une exigence légale, réglementaire ou contractuelle (comme de garantir le traitement de vos salaires ou des cotisations sociales)
• Nos intérêts légitimes, décrits dans la section suivante

NOUS UTILISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES AFIN DE :

• Créer et gérer vos comptes sur notre site
• Gérer nos contrats avec vous, y compris le traitement et le paiement des salaires
• Gérer nos relations client-fournisseur
• Selon les conditions d’utilisation de notre site internet, par exemple vous envoyer du matériel promotionnel, des newsletters, ou des alertes par rapport à des postes ouverts
• Effectuer des actions de marketing direct, telles que des promotions, des offres, des sondages, des concours, des newsletters, des études de marché, ou des événements spéciaux
• Répondre à vos demandes et réclamations
• Exploiter, évaluer et améliorer nos activités (y compris l’analyse, l’optimisation et le développement de nos services ; la gestion de nos communications ; l’analyse des données ; et l’accomplissement de fonctions internes telles que la comptabilité, etc.)
• Nous protéger contre la fraude et d’autres activités illégales, en cherchant à les identifier, et à les prévenir, ainsi qu’en cas de poursuites ou d’autres réclamations; et
• Nous conformer aux exigences légales en vigueur, aux normes usuelles de l’industrie, à nos obligations contractuelles et à nos politiques internes.

Outre les activités citées ci-dessus, si vous êtes un candidat, un consultant ou un travailleur temporaire, et que vous avez un compte sur notre site ou que vous avez postulé chez nous, nous utilisons aussi vos données personnelles pour :

• Évaluer votre aptitude et vos qualifications en tant que candidat à un poste
• Vous offrir des possibilités d’emploi et du travail
• Vous fournir des services en Ressources Humaines, y compris des programmes d’avantages sociaux, la mise en mission, la paie, la gestion de la performance et les mesures disciplinaires
• Vous fournir des services additionnels, comme de la formation, l’orientation professionnelle et des services de transition de carrière

Effectuer des analyses statistiques de données, telles que l’analyse de notre base de candidats, consultants et de travailleurs temporaires ; l’évaluation du rendement et des capacités individuelles, y compris la notation des compétences liées au travail ; l’identification des pénuries de compétences ; le rapprochement entre les personnes et les opportunités potentielles d’emploi, et l’analyse des recrutements.

Nous pouvons aussi utiliser vos informations pour d’autres buts, pour autant que nous vous en informions de manière spécifique, au plus tard au moment de l’enregistrement de ces informations, ou avec votre consentement oral ou écrit.

QUELS SONT NOS INTÉRÊTS LÉGITIMES ?

En tant que responsable du traitement, Helvetica Partners peut traiter des informations personnelles à des fins commerciales légitimes, dont :

• L’analyse, l’optimisation, le développement ou, de manière générale, la modification de nos services ;
• L’identification et la prévention des fraudes ;
• L’amélioration de la sécurité de notre réseau et de nos systèmes d’information ;
• La meilleure compréhension des interactions de nos visiteurs avec notre site internet ;
• Les fins de marketing direct, ainsi que la mesure de l’efficience de campagnes de promotion et de publicité
• L’envoi de communications postales que nous jugeons être d’intérêt pour vous.

Chaque fois que nous traitons des données à ces fins, nous veillons soigneusement à ce que vos droits soient pris en compte et respectés. Vous avez le droit de vous opposer à un tel traitement, et pour savoir comment exercer ce droit, veuillez vous référer à la section Comment exercer vos droits ci-dessous.

COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous conservons dans nos systèmes les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires pour nos traitements ou pour remplir nos obligations légales ou justifiées par nos intérêts légitimes. Nous déterminons cette période de temps en considérant :

• La nécessité de disposer des données pour vous offrir les services convenus
• Nos intérêts légitimes, tels que décrits dans ce document
• Le respect de nos obligations légales, par exemple en tant qu’employeur de nos employés, consultants et travailleurs temporaires

QUELLES INFORMATIONS PARTAGEONS-NOUS ?

Nous ne divulguons pas les données personnelles que nous recueillons à votre sujet, sauf dans les cas décrits dans la présente déclaration de confidentialité ou dans des clauses spécifiques fournies dans le cadre d’activités précises.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec nos fournisseurs, qui effectuent des services en notre nom et sur la base de nos instructions. Nous avons engagé nos fournisseurs à traiter vos données de manière confidentielle et nous n’autorisons pas ces fournisseurs à utiliser ou à divulguer vos données personnelles, sauf pour fournir lesdits services en notre nom ou pour se conformer aux exigences légales.

En outre, nous pouvons divulguer des données personnelles vous concernant (i) si la loi ou une procédure judiciaire nous y oblige ; (ii) aux autorités chargées de l’application de la loi ou sur la base d’une demande légale de divulgation ; et (iii) lorsque nous pensons que la divulgation est appropriée pour prévenir des lésions corporelles, des dégâts ou des pertes financières, ou dans le cadre d’une enquête sur des activités présumées illégales ou frauduleuses.

Nous nous réservons également le droit de transférer vos données personnelles dans le cas d’une vente totale ou partielle de notre entreprise ou de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation).

TRANSFÉRONS-NOUS VOS DONNÉES À L’ÉTRANGER ?

Nous pouvons transférer vos données personnelles à l’extérieur de la Suisse, vers des pays de l’Union européenne (soumis au Règlement général de l’UE sur la protection des données) ou vers d’autres pays. Lorsque nous transférons vos données personnelles vers des pays sans un niveau de protection des données équivalent à celui de l’UE ou de la Suisse, nous nous assurons d’obtenir les garanties nécessaires pour la protection suffisante de vos données personnelles. Nous appliquons notamment les directives du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

QUELS SONT VOS DROITS ?

Le cadre légal peut vous donner les droits suivants par rapport à vos données personnelles. Vous pouvez exercer plusieurs de ces droits, en nous contactant à delegue.rgpd@helvetica-partners.com

• Droit à l’information : vous avez le droit recevoir une série d’informations, que vos données personnelles aient été collectées auprès de vous ou non.
• Droit d’accès et droit de rectification : vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles afin de vérifier qu’elles soient traitées en accord avec la loi. Vous avez également le droit de faire corriger ou compléter vos données personnelles en vue d’assurer l’exactitude du traitement.
• Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”), et droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles, ou de cesser de les traiter si nous sommes dans l’impossibilité de les supprimer.
• L’obligation de notification du responsable : toute rectification, effacement ou toute limitation du traitement de vos données personnelles doit vous être communiquée, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
• Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de récupérer vos données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et le droit de transmettre vos données personnelles à un autre responsable du traitement.
• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment à notre traitement de vos données personnelles, pour des motifs énoncés dans la loi, sans devoir justifier votre décision.
• Droit d’opposition aux décisions prises par des moyens automatisés: concerne aussi le profilage, et règle typiquement l’utilisation de cookies.
• Droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel : vous avez le droit de vous voir communiquer dans les meilleurs délais les violations de données personnelles susceptibles d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés.

Lorsque le traitement se base sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment avec effet pour le futur.

Pour exercer vos droits concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez vous référer à la section « Comment exercer vos droits » ci-dessous.

MISES À JOUR DE NOTRE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Cette déclaration de confidentialité peut être adaptée à tout moment, afin de refléter les changements du nos pratiques de confidentialité ou du cadre juridique. En cas de changement important, nous nous efforcerons de vous prévenir, notamment par le biais d’un message sur notre site web. Dans tous les cas, nous vous recommandons de vérifier la version de cette déclaration, dont la version publiée sur notre site web fait autorité.

COMMENT EXERCER VOS DROITS

Pour exercer vos droits, ou pour demander la suppression de vos données : vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse delegue.rgpd@helvetica-partners.com

Veuillez garder à l’esprit que si vous exercez votre droit d’opposition, cela peut affecter notre capacité à effectuer et à vous fournir des services pour votre bénéfice.

COMMENT NOUS CONTACTER

Pour toute question ou commentaire à propos de cette déclaration de confidentialité ou sur notre traitement des données, vous pouvez écrire à :

Helvetica Partners Sàrl
Data Protection Officer
Chemin des Aulx 5,
1228 Plan-les-Ouates (Genève), Suisse

E-mail : delegue.rgpd@helvetica-partners.com